Vendere prodotti, servizi, assistenza post-vendita e quant'altro in maniera aperiodica o continuativa, è alla portata di tutti con le e-mail e tra l'altro con un impegno di spesa insignificante.

Una avvertenza, occorre saperla scrivere, seguendo uno schema collaudato:

1) finalizzare subito lo scopo della lettera: offrire prodotti o servizi;

2) illustrare la qualità, la convenienza, l'utilità, l'eventuale sconto delle offerte;

3) dichiarare la disponibilità ad inviare, su richiesta del cliente, ogni altra informazione più dettagliata sempre tramite l'e-mail o altre forme più tradizionali.

Questo è il trinomio vincente per allacciare il cliente. Poche ma chiare frasi: sarà il cliente, se interessato, a farsi vivo!

Infatti basta seguire una qualsiasi trasmissione radiofonica o televisiva, è sufficiente scorrere gli articoli o le inserzioni pubblicitarie su giornali e riviste, leggere le Istruzioni d'uso" di qualsivoglia prodotto o bene di consumo, ricercare un ufficio di qualunque organizzazione pubblica o privata per trovarvi trascritto e bene evidenziato l’indirizzo e-mail del singolo o del gruppo che offre la possibilità a tutti di avviare un reciproco rapporto epistolare o di comunicazione comunque inteso ed interpretato: questa è la forza dell'e-mail cioè il trionfo, con l'uso della posta elettronica.


Quattro sono i termini, tratti dalla lingua inglese, che rappresentano questo sistema di scrittura:

- il primo, "e-mail', è formato dal prefisso 'E-' che sta per elettronico mentre "mail" significa posta;

- il secondo, "attachment", rappresenta e avverte che all'e-mail si allega una documentazione per meglio illustrare o dettagliare il testo della lettera;

- il terzo, è lo "address", che per lo più è composto da un nominativo o una sigla aziendale, seguito dall’indirizzo del sito aziendale o dal sito del Provider (URL) e concluso da .it e dalla notissima @ (la chiocciola), che contraddistingue il nominativo del mittente titolare della e-mail.

- infine il termine "spam", indica che lo stesso messaggio (in genere messaggi promozionali o pubblicitari) viene contemporaneamente spedito a migliaia di indirizzi di posta elettronica senza averne la preventiva autorizzazione; (è una cosa da non fare!)

Quattro sono le lacune che generalmente riducono la validità di una e-mail quando:

• e' incompleta tanto che le indicazioni che dovrebbero seguire si arrestano nell'attesa dell'aggiunta di altri elementi più precisi;
• è prolissa, si dilunga in periodi contorti perdendo di vista l'indispensabile e concreta finalità perseguita;
• non è chiara e la sua interpretazione può causare disaffezione;
• gli argomenti illustrati sono esposti in modo confuso fino al punto di renderla incomprensibile.

Perciò nella redazione di una e-mail è anzitutto indispensabile:

• includervi con ordine progressivo e per importanza tutte le notizie necessarie in una sequenza logica;
• essere accurati evitando ogni possibile equivoco;
• attenersi all'argomento trattato con brevità e chiarezza;
• allegare il meno possibile fogli aggiuntivi che se proprio necessari possono essere trasmessi come documentazione esplicativa" allorquando il ricevente, veramente interessato, la richiederà con urgenza in un secondo momento.

Per l'e-mail valgono i famosi interrogativi giornalistici “chi”, “che cosa”, “quando”, “dove”, “come".

Comunque vale sempre chiedersi:

• qual' è lo scopo che mi prefiggo?
• chi riceverà l'e-mail?
• l'argomento trattato è conosciuto?
• come posso raccogliere la curiosità o l'attenzione del ricevente?

Infine l'esposizione va strutturata in quattro parti ben distinte:

• arrivare subito al sodo: lo scopo della comunicazione
• perché è stato scelto il "sig . X" a cui va indirizzata l'e-mail;
• far seguire i fatti, i dati, le situazioni (di convenienza, di anteprima, di utilità, di prestigio, di business);
• dettagliare quanto il ricevente dell'e-mail può o deve "fare" per trarre il maggiore vantaggio possibile dalla comunicazione pervenutagli.

Con questo mezzo di comunicazione - che comunque deve essere autorizzato con una apposita dichiarazione scritta (privacy) da parte del cliente-ricevente - il commerciante può informare personalmente e riservatamente uno o più clienti selezionati su speciali vendite, sulla possibilità di scegliere prima del periodo dei saldi, sull'arrivo di nuovi prodotti, sugli sconti praticati e così via.

Preparando sul proprio computer il testo del direct-mail, che automaticamente viene spedito ad una scelta cerchia di clienti, il commerciante personalizza un rapporto che si conclude sempre con reciproco beneficio.

Come ?

- Realizzando in proprio una "testata" registrata al Tribunale oppure,

- Utilizzando il servizio di Organizzazioni specializzate nella redazione e spedizione delle news letter sia collettive che personalizzate.

La "news letter" - traducibile in bollettino di informazioni o notiziario commerciale – si basa su regole precise:
- si contraddistingue con una "testata" (ad esempio: moda oggi, viaggi & turismo, vendite immobiliari, happy magazine, alberghi & agriturismo, sapori della cucina romana, etc.);
- informare, preavvertire, delineare gli scenari, le tendenze, le occasioni, la convenienza, l'utilità su determinati settori economici, commerciali, finanziari che in esclusiva il lettore ricevente può utilizzare a suo uso e consumo;
- con il corredo di fotografie, filmati, disegni, grafici, tabelle, la news letter tramite link dai testi scritti "fa vedere" di che cosa si tratta o si presenta;
- con una cadenza prestabilita (settimanale, mensile, trimestrale) la "news letter", scritta con testi brevi e comprensibili, garantisce al lettore una gamma di notizie in anteprima di vera e diretta utilità.

La potenza della comunicazione della news-letter si basa su alcune norme inderogabili:

- essere trasmessa con regolarità
- risultare interessante e attraente
- dare informazioni pertinenti alle richieste dei destinatari
- dimostrare la riservatezza e la qualità delle notizie pubblicate
- dare spazio ai lettori che desiderano approfondire o discutere l'argomento
- pubblicate le loro lettere o richieste che abbiano un interesse generale

Tirando la somma: un operatore commerciale ha a disposizione con il Web-marketing tre strumenti di informazione validissimi e, detto chiaramente, insostituibili per imprimere una svolta alla propria attività commerciale:

• l' e-mail per avere o avviare rapporti di proficuo e reciproco interesse con i suoi clienti affezionati o potenziali;

• il direct-mail per "personalizzare" al massimo le relazioni con determinate fasce di clienti;

• la news-letter per fidelizzare definitivamente le parti migliori o differenziate della clientela, perchè è un formidabile mezzo di aggregazione sia economica che sociale. Chi la riceve, avendola autorizzata, sa di essere un destinatario privilegiato

Concludendo, sulla rete Internet questi tre congegni informativi - il cui costo è zero e che impegna soltanto l'attenzione e la fantasia di chi li realizza - possono trasformare e potenziare al masssimo ogni tipo di attività commerciale (dal più piccolo negozio alla più grande impresa) sia in termini di immagine che finanziari.